การใช้งานแอปพลิเคชันและซอฟต์แวร์ร่วมกับเครื่องถ่ายเอกสาร

ทุกวันนี้ โลกของเราเข้าสู่ยุคแห่งเทคโนโลยีดิจิทัลอย่างเต็มตัว เทคโนโลยีสารสนเทศมีการพัฒนาอย่างรวดเร็วมากขึ้น ทำให้การใช้งานเครื่องถ่ายเอกสาร ไม่ได้จำกัดอยู่แค่เพียงการใช้เพื่อถ่ายสำเนาเอกสารเท่านั้น แต่เครื่องถ่ายเอกสารยังสามารถใช้งานร่วมกับแอปพลิเคชัน หรือซอฟต์แวร์ต่าง ๆ ซึ่งดึงประสิทธิภาพในการใช้งานออกมาได้อย่างเต็มที่ รวมถึงยังเพิ่มความสะดวกสบายในการใช้งานมากขึ้นอีกด้วย ในวันนี้ เราจะมาแนะนำ 9 ประโยชน์ของการใช้งานแอปพลิเคชันและซอฟต์แวร์ ร่วมกับเครื่องถ่ายเอกสาร จะมีข้อดีอย่างไรบ้าง ไปดูกัน!

แนะนำแอปพลิเคชัน และซอฟต์แวร์ ที่ได้รับความนิยมในการใช้งานในเครื่องถ่ายเอกสาร

• ซอฟต์แวร์จัดการเอกสาร : ช่วยในการจัดเก็บเอกสาร และค้นหาเอกสารได้อย่างง่ายดาย ลดเวลาที่ใช้ในการค้นหาเอกสารได้ดี เช่น DocuWare, M-Files
  
• ซอฟต์แวร์สแกนเอกสาร : ช่วยในการสแกนและแปลงเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัล (PDF, Word) ช่วยให้สามารถแชร์เอกสารได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย เช่น Adobe Scan, Kofax
  
• ซอฟต์แวร์พิมพ์ : สำหรับจัดกับการพิมพ์ในเครือข่าย เช่น Print Server Software, CUPS
  ซอฟต์แวร์ OCR (Optical Character Recognition) : ช่วยในการแปลงเอกสารเป็นข้อความ ที่สามารถแก้ไขได้อย่างสะดวก และง่ายดาย เช่น ABBYY FineReader
  
• ซอฟต์แวร์จัดการทำงานร่วมกับ : ช่วยให้สามารถแชร์เอกสารในแบบ Real Time ได้ ทำให้ทีมงานสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น Microsoft SharePoint
  
• ซอฟต์แวร์รักษาความปลอดภัย : เป็นฟีเจอร์เข้ารหัส และควบคุมการเข้าถึงของข้อมูล ช่วยป้องกันการเข้าถึงข้อมูลที่ไม่อนุญาตได้ เช่น McAfee เพื่อป้องกันความปลอดภัยของเอกสารได้
  
  
• ซอฟต์แวร์จัดการการพิมพ์ : ช่วยในการควบคุมการพิมพ์ และตรวจสอบการใช้งานเครื่องถ่ายเอกสารได้ เช่น PaperCut, Print Manager Plus

9 ประโยชน์ของการใช้งานแอปพลิเคชันและซอฟต์แวร์ ร่วมกับเครื่องถ่ายเอกสาร

1. ช่วยให้การจัดการเอกสารมีประสิทธิภาพ
   การใช้งานแอปพลิเคชันหรือซอฟต์แวร์ร่วมกับเครื่องถ่ายเอกสาร จะช่วยให้เราสามารถจัดเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัลได้ ซึ่งสามารถจัดเอกสารตามรูปแบบต่าง ๆ ได้ตามความต้องการ ช่วยให้สามารถค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็ว
   
   
2. ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของการทำงานร่วมกันได้
   เช่น แอปพลิเคชันการแชร์เอกสาร ที่ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถแชร์เอกสารได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นการแชร์ผ่านทางอีเมล หรือ Clound รวมถึงยังสามารถแก้ไขเอกสารแบบเรียลไทม์ได้ ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกันในทีมได้เป็นอย่างดี
   
   
3. จัดการกับเอกสารได้อย่างรวดเร็วผ่านการแปลงไฟล์
   ช่วยให้เราสามารถสแกนเอกสารที่เป็นกระดาษ ให้กลายเป็นไฟล์ดิจิทัล เช่น PDF ได้อย่างง่ายดาย รวมถึงยังสามารถแปลงข้อความในภาพ ให้เป็นข้อความที่สามารถแก้ไขได้อีกด้วย
   
   
4. ช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูล
   การใช้งานซอฟต์แวร์ร่วมกับเครื่องถ่ายเอกสาร จะช่วยให้เราสามารถสร้างรายงานจากข้อมูลในเอกสารได้อย่างรวดเร็ว สามารถสรุปข้อมูลสำคัญจากเอกสารหลายแผ่นได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายในครั้งเดียว
   
   
5. ช่วยในการรักษาความปลอดภัย
   ซอฟต์แวร์บางรุ่นในเครื่องถ่ายเอกสาร มีฟังก์ชันในการเข้ารหัสที่ช่วยป้องกันข้อมูลจากการเข้าถึงที่ไม่อนุญาตได้ ซึ่งเราสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารได้ตามความต้องการ เพื่อให้แน่ใจว่า ข้อมูลในเอกสารของเราจะไม่รั่วไหลออกไปโดยไม่ได้รับอนุญาต
   
   
6. ช่วยประหยัดต้นทุนได้ดี
   การใช้งานซอฟต์แวร์หรือแอปพลิเคชันในเครื่องถ่ายเอกสาร สามารถช่วยลดการใช้กระดาษผ่านระบบการสแกน และการจัดเก็บเอกสารได้ รวมถึงยังช่วยลดค่าใช้จ่ายในการพิมพ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วย
   
   
7. สามารถเข้าถึงได้จากหลายอุปกรณ์
   ในปัจจุบัน เครื่องถ่ายเอกสารมีแอปพลิเคชันที่รองรับการใช้งานผ่านแพลตฟอร์มต่าง ๆ ได้ เช่น การใช้งานบนมือถือ ที่ช่วยให้เราสามารถเข้าถึงเอกสารได้ทุกที่ทุกเวลา
   
   
8. ช่วยฝึกอบรมการใช้งาน และสนับสนุนการใช้งานได้
   ซอฟต์แวร์บางตัว จะมีฟีเจอร์การฝึกอบรมในรูปแบบออนไลน์ ที่ช่วยให้พนักงานสามารถเรียนรู้การใช้งานได้อย่างสะดวกสบายและรวดเร็ว รวมถึงซอฟต์แวร์เหล่านี้ยังอาจมีช่องทางบริการสนับสนุนจากผู้ผลิต ที่ช่วยให้สามารถแก้ไขปัญหาได้ในทันทีอีกด้วย
   
   
9. ช่วยปรับปรุงกระบวนการทำงาน
   การใช้งานแอปพลิเคชัน และซอฟต์แวร์ ช่วยลดขั้นตอนในการทำงานที่ไม่จำเป็นออกไปได้ ช่วยให้กระบวนการทำงานมีความรวดเร็ว รวมถึงลดความผิดพลาดในการทำงานได้ดี ช่วยให้เอกสารมีคุณภาพมากขึ้นได้

จะเห็นได้ว่า การใช้งานแอปพลิเคชัน และซอฟต์แวร์ร่วมกับเครื่องถ่ายเอกสาร เป็นอีกหนึ่งวิธีที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้ดี ช่วยลดการใช้กระดาษ และเพิ่มความสะดวกสบายในการจัดการเอกสารได้เป็นอย่างมาก ดังนั้น การผสมผสานระหว่างเทคโนโลยีสมัยใหม่ เข้ากับเครื่องถ่ายเอกสาร ช่วยให้การทำงานในสำนักงานกลายเป็นเรื่องง่าย และสะดวกสบายมากยิ่งขึ้นได้

จะเห็นได้ว่า เครื่องถ่ายเอกสารแต่ละแบรนด์ล้วนมีจุดเด่นที่แตกต่างกันออกไป ซึ่งเราควรพิจารณาเลือกใช้ตามความต้องการในการใช้งาน และงบประมาณที่มี สำหรับใครที่กำลังสับสน หรือลังเลว่า ควรจะเลือกเช่าเครื่องถ่ายเอกสารแบรนด์ไหนดี ถึงจะเหมาะสมกับความต้องการในการใช้งานของเรามากที่สุด เลือก VSP Service Group พร้อมให้บริการขายเครื่องปริ้น เครื่องปริ้นเลเซอร์ เครื่องปริ้นอิงค์เจ็ท และเครื่องถ่ายเอกสารหลากหลายรุ่น หลากหลายยี่ห้อให้เลือกสรรกันแบบจุใจ พร้อมบริการให้เช่าเครื่องปริ้น เช่าปริ้นเตอร์ และเครื่องถ่ายเอกสาร ราคาย่อมเยา อาทิ เครื่องถ่ายเอกสารขาว-ดำ เครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชั่น เครื่องปริ้นเลเซอร์ เครื่องปริ้นเลเซอร์สี และอุปกรณ์วัสดุในการพิมพ์ครบวงจร ไม่ว่าจะเป็นหมึกพิมพ์ ตลับหมึก หมึกปริ้นเตอร์ หมึกเครื่องปริ้น ดรัมเครื่องปริ้น เรามีเจ้าหน้าที่ผู้เชี่ยวชาญ ยินดีดูแลทุกท่านอย่างดีที่สุด ตั้งแต่ขั้นตอนการจัดซื้อไปจนถึงเรื่องการซ่อมแซม รับประกันเรื่องคุณภาพ และราคา เครื่องปริ้น เครื่องถ่ายเอกสาร ด้วยประสบการณ์ในการทำงานมานานกว่า 13 ปี

ติดต่อซื้อ/เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องปริ้นเลเซอร์ เครื่องปริ้นเลเซอร์สี หมึกเครื่องปริ้น ตลับหมึก ราคาถูก
โทร. 02-277-4562
E-Mail : info.vsp@vspservice.co.th